Klauzula informacyjna RODO dla wnioskodawców i osób zakwalifikowanych do Programu Pomocy Dzieciom Stowarzyszenia SPES

W związku z realizacją wymogów art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), Stowarzyszenie SPES informuje o  zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Stowarzyszenie SPES z siedzibą w  Katowicach, ul. Panewnicka 463, 40-774 Katowice, kontakt z Administratorem:  e- mail: [email protected]
2. Źródło pozyskiwania danych osobowych - Państwa dane osobowe pozyskujemy:
   1. bezpośrednio od Państwa jako wnioskodawcy w momencie składania przez Państwa wniosku o przyznanie rodzinie pomocy w ramach Programu Pomocy Dzieciom (dalej skrócie: Program) i po zakwalifikowaniu do Programu, w trakcie realizacji przedmiotowej pomocy;
   2. za Państwa zgodą, od instytucji administracji publicznej (rządowej i samorządowej), organizacji pozarządowych i innych instytucji oraz osób, w zakresie wszelkich informacji dotyczących sytuacji życiowej i materialno-bytowej Państwa rodziny, w szczególności informacji o dochodach, wykorzystywaniu przez członków rodziny własnych możliwości radzenia sobie z trudną sytuacją życiową oraz informacji o stanie zdrowia dziecka.
3. Zakres danych osobowych, które Administrator pozyskuje i przetwarza, obejmuje:

a. imię i nazwisko wnioskodawcy, adres zamieszkania, dane kontaktowe – numer telefonu, adres e-mail, rok urodzenia, stan cywilny, wykształcenie, miejsce zatrudnienia/nauki,

b. imię i nazwisko dziecka, którego dotyczy wniosek o przyznanie pomocy w ramach Programu, rok urodzenia, imiona i nazwiska rodziców, stopień pokrewieństwa wobec wnioskodawcy, status edukacyjny, miejsce edukacji, szczegółowy opis sytuacji zdrowotnej,

c. imiona i nazwiska członków rodziny wnioskodawcy, wspólnie z nim zamieszkujących i gospodarujących, zwanych dalej rodziną wnioskodawcy, ich rok urodzenia, stan cywilny, stopień pokrewieństwa z wnioskodawcą, wykształcenie, miejsca zatrudnienia/nauki,

d. opis sytuacji życiowej, rodzinnej, zdrowotnej, dochody i opis sytuacji materialnej wnioskodawcy i jego rodziny oraz inne podane przez Państwa dane, obrazujące sytuację rodziny,

e. po zakwalifikowaniu do Programu - wizerunek wnioskodawcy, dziecka i członków rodziny wnioskodawcy.

4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich nieudostępnienie jak i cofnięcie zgody na ich przetwarzanie, jest jednoznaczne z utratą możliwości ubiegania się i korzystania z  pomocy w ramach Programu. Dane osobowe dzieci przetwarzamy za zgodą ich rodziców lub opiekunów prawnych.
5. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych: Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

a. art. 6 ust. 1 lit. a. RODO  oraz  9 ust. 2 lit. a.  RODO - dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w tym na przetwarzanie danych szczególnych kategorii, w celu rozpatrzenia wniosku o przyznanie rodzinie pomocy w ramach Programu i realizacji przedmiotowej pomocy oraz w celu ułatwienia kontaktu jak chodzi o dane kontaktowe ,

b. art. 6 ust. 1 lit. b. –  w celu realizacji umowy o przyznanie rodzinie pomocy w ramach Programu,

c. art. 6 ust. 1 lit. c - w celu wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, takich jak prowadzenie dokumentacji księgowo - rachunkowej na mocy art. art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.), prowadzenie dokumentacji i obowiązek sprawozdawczy na mocy art. 23 i 27 ustawy z dnia 24  kwietnia 2002 r. o  działalności pożytku publicznego i wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2025 poz. 1338 z późn. zm.),

d. art. 6 ust. 1 lit. f. RODO  i art. 9 ust. 2 lit. d i f. RODO - w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora:

=> ochrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń - na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków i dochodzenia przez Stowarzyszenie SPES roszczeń lub obrony przed roszczeniami,

=> promowania działalności statutowej Stowarzyszenia SPES i Programu w celu zwiększenia grona darczyńców, poprzez publikowanie wszelkich materiałów reklamowych i promocyjnych, z użyciem wizerunku i informacji o Państwa sytuacji życiowej, zdrowotnej  i udzielanej Państwu pomocy.

6. W związku z przetwarzaniem danych w celach i na podstawach opisanych powyżej w pkt 5, dane osobowe mogą być udostępniane – w niezbędnym zakresie -  następującym kategoriom odbiorców:

1. podmiotom uczestniczącym w procesach niezbędnych celu wykonywania działalności statutowej Stowarzyszenia SPES (pracownicy i współpracownicy Stowarzyszenia, którzy zostali odpowiednio upoważnieni do przetwarzania danych osobowych) oraz podmiotom finansującym i kontrolującym działalność Stowarzyszenia SPES,
2. podmiotom, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem lub                w oparciu o inny instrument prawny przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, np. takim podmiotom jak:  obsługującym nasze systemy informatyczne, zapewniającym usługi płatnicze, usługi świadczone drogą elektroniczną, obsługującym systemy monitoringu wizyjnego, świadczącym nam usługi doradcze, audytowe, prawnicze, ubezpieczeniowe, pocztowe, kurierskie),
3. organom władzy publicznej lub podmiotom wykonującym zadania publiczne, w zakresie                  i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
4. instytucjom administracji publicznej (rządowej i samorządowej), organizacjom pozarządowym oraz innym instytucjom i osobom, celem umożliwienia weryfikacji podanych przeze Państwa danych opisujących sytuację życiową (w tym o stanie zdrowia dziecka) oraz weryfikacji prawidłowości wykorzystania pomocy udzielonej rodzinie przez Stowarzyszenie SPES.

7. Czas, przez jaki będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe: wszystkie dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne; po wskazanym w poniższych punktach okresie, dane podlegają usunięciu z baz elektronicznych lub zniszczeniu, jeśli są w formie papierowej. Przetwarzanie danych odbywać się będzie przez okres:

1. dla danych przetwarzanych na podstawie pkt 5 lit. a. powyżej – do czasu cofnięcia zgody, a  w  przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku o przyznanie pomocy w ramach Programu, Państwa dane zostaną usunięte,
2. dla danych przetwarzanych na podstawie pkt 5 lit. b. powyżej – przez okres realizacji umowy o przyznanie pomocy w ramach Programu,
3. dla danych przetwarzanych na podstawie pkt 5 lit. c powyżej - na gruncie obecnych przepisów, jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy oraz co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie,
4. dla danych przetwarzanych na podstawie pkt 5 lit. d. powyżej -  przez okres trwania wymagalności ewentualnych roszczeń, do czasu ich przedawnienia,  jednak nie krócej niż 4 lata od momentu negatywnego rozpatrzenia wniosku o pomoc w ramach Programu oraz zakończenia realizacji umowy o przyznanie pomocy w ramach Programu, a dla wizerunku i informacji o Państwa sytuacji życiowej, zdrowotnej i udzielanej Państwo pomocy  - przez okres życia publikacji z ich użyciem w  prasie i internecie, gdzie zostaną opublikowane.

8. Administrator nie będzie przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem publikacji w internecie, które nie mają ograniczeń terytorialnych.
9. Państwa dane nie będą podlegały profilowaniu, ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
10. Administrator danych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem.
11. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące uprawnienia (w przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe dziecka, poniższe uprawnienia wykonuje rodzic lub opiekun prawny):
12. prawo dostępu do danych osobowych, na podstawie art. 15 RODO,
13. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne, na podstawie art. 16 RODO,
14. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”), na podstawie art. 17 RODO, gdy: dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane, osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, dane przetwarzane są niezgodnie z prawem, dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa; prawo to nie dotyczy danych, których przetwarzanie jest niezbędne w celu wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
15. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO, gdy: osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych, przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia, administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń, osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu,
16. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, na podstawie art.  7 ust. 3 RODO w przypadku, gdy udzielili Państwo zgody na ich przetwarzanie -  w dowolnym momencie przysługuje Państwu prawo do jej cofnięcia, przy czym cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
17. prawo do wniesienia sprzeciwu, na podstawie art. 21 RODO,  z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych opartego na uzasadnionym interesie Stowarzyszenie SPES  (art. 6 ust. 1  f. RODO); Stowarzyszenie SPES nie będzie już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub wykażemy istnienie podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
18. prawo do przenoszenia danych osobowych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody w myśl art. 6 ust. 1 lit. a. lub art. 9 ust. 2 lit. a. lub na podstawie umowy w myśl art. 6 ust. 1 lit. b. RODO;
19. skarga do organu nadzorczego: przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00- 014 Warszawa, w związku z przetwarzaniem przez Stowarzyszenie SPES danych osobowych.